¿Con qué frecuencia realizar las evaluaciones de competencias?

Las evaluaciones de competencias son esenciales para impulsar el desarrollo y la gestión del talento humano en las organizaciones. Estas evaluaciones permiten identificar y medir el nivel de dominio que los colaboradores demuestran en las competencias clave requeridas para sus funciones, generando información relevante para decisiones sobre promociones, planes de desarrollo profesional y asignación de nuevas responsabilidades.

De esta manera, las evaluaciones de competencias facilitan una gestión más estratégica y objetiva del capital humano, alineando el competencias individual con los objetivos organizacionales.

Sin embargo, una pregunta recurrente entre los profesionales de es: ¿Con qué frecuencia deben realizarse estas evaluaciones para maximizar su efectividad?

Frecuencias tradicionales de evaluación

Históricamente, la mayoría de las organizaciones han optado por realizar evaluaciones con una periodicidad anual, siguiendo su calendario fiscal. Sin embargo, las tendencias actuales muestran una evolución hacia ciclos más cortos y frecuentes.

Veamos las diferentes opciones:

Evaluación anual

Este método de evaluación ha sido el más común, aunque está empezando a quedar obsoleto según muchos expertos. Las empresas que mantienen esta frecuencia suelen comenzar a preparar sus procesos de evaluación en noviembre, para poder lanzar las evaluaciones de cara a final de año. La idea es evaluar las competencias, objetivos y valores del empleado durante el año anterior.

Ventajas:

• Proporciona una visión amplia sobre el rendimiento a largo plazo
• Permite establecer y revisar objetivos anuales
• Resulta eficiente en términos de participación, ya que no se considera una frecuencia excesiva

Limitaciones:

• Por su amplia periodicidad puede desconectarse de la realidad cotidiana
• Algunos problemas pueden pasar desapercibidos durante largos períodos
• El feedback tiende a ser más general y menos accionable

Evaluación semestral o bianual

Esta evaluación se realiza dos veces al año, cada seis meses. Permite un seguimiento más regular que la anual, facilitando ajustes a mitad de camino. Es una buena forma de evitar que los problemas pasen desapercibidos durante demasiado tiempo.

Ventajas:

• Ofrece evaluaciones más frecuentes que la anual, permitiendo un feedback más inmediato
• Facilita la corrección de problemas a lo largo del tiempo
• Permite evaluar los logros y desafíos del personal en un marco temporal adecuado

Limitaciones:

• Requiere más tiempo y recursos que la evaluación anual
• La frecuencia puede sobrecargar a los empleados si no se gestiona adecuadamente
• Hay disparidad de opiniones sobre si el esfuerzo-recompensa justifica duplicar las evaluaciones

Evaluación trimestral

En una evaluación de competencias trimestral se evalúa el éxito de un miembro del equipo cuatro veces al año. Así, el empleado tiene la oportunidad de convertir las debilidades en fortalezas más asiduamente. Las evaluaciones trimestrales son perfectas para entornos que tienen mucho dinamismo y que se caracterizan por tener una alta competitividad, permitiendo un seguimiento cercano y ajustes rápidos basados en los últimos resultados.

Ventajas:

• Permite a los miembros del equipo considerar los comentarios pasados y trabajar con los objetivos definidos juntos
• Ofrece tiempo suficiente entre evaluaciones para implementar cambios
• Proporciona una retroalimentación más constante y detallada

Limitaciones:

• Requiere mayor dedicación de tiempo por parte de los evaluadores
• Puede interrumpir con mayor frecuencia el trabajo actual

Evaluación mensual

Como su propio nombre indica, la periodicidad de este tipo de evaluación es mensual. Este método ofrece un feedback casi en tiempo real y es ideal para equipos muy dinámicos o roles que requieren una supervisión constante.

Ventajas:

• Ofrece espacio para un feedback extremadamente regular
• Facilita la detección inmediata de problemas y su resolución temprana

Limitaciones:

• Resulta bastante intensa en términos de tiempo y recursos necesarios
• Para algunos empleados podría resultar abrumadora si no se gestiona adecuadamente
• No es un movimiento sostenible en el largo plazo

Factores que determinan la frecuencia óptima

La frecuencia ideal para realizar evaluaciones de competencias varía según las necesidades y características de cada organización. No existe una respuesta única que se aplique a todos los casos. Para determinar la periodicidad adecuada, es importante considerar varios factores:

1. Ciclos propios
   La periodicidad puede depender de los ciclos propios de cada organización. Por ejemplo, si se evalúa al equipo en base a la producción, y el ciclo habitual de este proceso son 80 días, la frecuencia de evaluación se ajustará a este período.
2. Tiempo para implementar correcciones
   Es necesario considerar el tiempo requerido para poner en práctica las correcciones necesarias que demanden los resultados de las evaluaciones anteriores. Con evaluaciones demasiado frecuentes, podría no existir el tiempo suficiente para implementar mejoras y ver resultados.
3. Cultura organizacional
   La cultura de la empresa y su enfoque hacia el desarrollo profesional también influyen en la frecuencia de las evaluaciones. Organizaciones con una cultura de aprendizaje continuo pueden beneficiarse de evaluaciones más frecuentes.
4. Tipo de industria y velocidad de cambio
   En industrias de rápida evolución, como la tecnología, pueden ser necesarias evaluaciones más frecuentes para adaptarse a los cambios constantes. En sectores más estables, las evaluaciones semestrales o anuales podrían ser suficientes.
5. Etapa de desarrollo del empleado
   Los empleados nuevos o en período de prueba pueden requerir evaluaciones más frecuentes durante su primer año. Esto permite un seguimiento más cercano de su adaptación y competencias inicial.

Tendencias actuales en la frecuencia de evaluaciones

Las prácticas de evaluación de competencias están evolucionando rápidamente, con una clara tendencia hacia evaluaciones más frecuentes y un enfoque en el feedback continuo.

Del modelo anual al feedback continuo

Muchas empresas están abandonando el modelo tradicional de evaluaciones anuales en favor de sistemas de retroalimentación más frecuentes. Un caso emblemático es el de Adobe, que en 2012 decidió eliminar sus evaluaciones anuales, sustituyéndolas por un sistema de "check-ins" regulares entre los empleados y sus supervisores. Esta transición no solo mejoró la comunicación dentro de la empresa, sino que también resultó en un aumento del 30% en la retención de talento y un notable incremento del 13% en la productividad general.

Ejemplos de empresas exitosas

Varias empresas líderes han adoptado diferentes frecuencias de evaluación con resultados positivos:

• Google: Utiliza un modelo de evaluación del competencias más dinámico y trimestral, realizado por gerentes y compañeros/as.
• General Electric: Ha pasado a realizar la valoración de forma más continua y ágil, haciendo énfasis en una retroalimentación constante entre supervisores y empleados, en lugar de hacerlo de forma anual.
• Deloitte: Después de años realizando evaluaciones centradas en lo negativo y demasiado espaciadas en el tiempo, Deloitte cambió a un sistema donde los managers y empleados se reúnen de manera regular para plantear objetivos y hacer seguimiento.

Recomendaciones de Expertos sobre la Frecuencia de Evaluaciones de competencias

Basándose en investigaciones y mejores prácticas, los expertos ofrecen las siguientes recomendaciones sobre la frecuencia de las evaluaciones de competencias:

Para la mayoría de las organizaciones:

Se recomienda realizar evaluaciones de competencias al menos una vez al año. Sin embargo, cada vez más empresas optan por realizarlas al menos 2 veces al año para evitar la distancia entre el planteamiento de objetivos y su evaluación. Según estudios de SHRM, los profesionales de recursos humanos coinciden en que las revisiones semestrales (60%) ofrecen una valoración más precisa del trabajo de los empleados.

Dick Grote, autor del libro "How to be good at performance appraisals", hace hincapié en la importancia de comunicar internamente los objetivos de la evaluación, ya que "las evaluaciones del competencias producen una mejora inmediata del rendimiento porque todos los empleados saben lo que el jefe espera de ellos".

Para organizaciones dinámicas:

Para algunas organizaciones, los objetivos de la evaluación del competencias no pueden lograrse por medio de una evaluación anual. Por tanto, es aconsejable que las evaluaciones se realicen tres o cuatro veces al año en la mayoría del personal. Esta frecuencia es especialmente importante dado que es recomendable incrementarla a trimestral o al menos dos veces al año, ya que "no deberíamos esperar a que termine el año".

Las evaluaciones trimestrales son perfectas para entornos que tienen mucho dinamismo y que se caracterizan por tener una alta competitividad, permitiendo un seguimiento cercano y ajustes rápidos basados en los últimos resultados.

Equilibrio entre evaluación formal y feedback continuo

Lo ideal es combinar evaluaciones formales periódicas (semestrales o trimestrales) con un sistema de feedback continuo. Las evaluaciones recurrentes a lo largo del año facilitan la evolución regular de las personas, se recomienda llevar a cabo evaluaciones con frecuencia, ser abierto, sincero y constructivo.

Según un estudio de Gallup, las empresas que implementan prácticas de feedback continuo experimentan un incremento del 14.9% en la productividad. Adobe Systems dio un paso revolucionario en 2012 al deshacerse de sus evaluaciones anuales, sustituyéndolas por un sistema llamado "Check-in", lo que resultó en una reducción del 50% en la deserción de empleados valiosos.

Microsoft ha reformado su sistema de evaluación para centrarse en la colaboración y la retroalimentación constante, estableciendo "Connects" - sesiones informales de check-in que ocurren aproximadamente cada dos meses entre empleados y sus gerentes.

Adaptación según el tipo de personas

La frecuencia puede variar según el tipo de persona y su rol en la organización. Para empleados nuevos, se recomienda una mayor frecuencia durante el primer año. Para posiciones de liderazgo o roles críticos, también puede ser beneficioso un seguimiento más frecuente.

Deloitte ha adoptado un sistema personalizado que comienza con check-ins regulares cara a cara entre el personal y sus gerentes, reemplazando las evaluaciones anuales tradicionales por encuestas trimestrales de "pulso" de cuatro preguntas en dispositivos móviles.

Lo que dicen las cifras sobre la frecuencia

Los estudios demuestran que el 76% de los empleados desea al menos una revisión mensual de su rendimiento. Según Harvard Business Review, el 57% de los empleados prefieren recibir feedback constante en lugar de revisiones anuales. Un estudio de la Universidad de Warwick reveló que las empresas que implementan una cultura de feedback continuo tienen una productividad un 25% mayor que aquellas que no lo hacen.

General Electric realizó la valoración de forma más continua y ágil, haciendo énfasis en una retroalimentación constante entre supervisores y empleados, en lugar de hacerlo de forma anual. La empresa reconoció en 2016 que su modelo de evaluación anual estaba creando desconfianza y desmotivación, lo que llevó a una revisión completa de su proceso de evaluación hacia el feedback continuo.

Consideraciones importantes

La periodicidad de la evaluación del competencias debe hacerse con la frecuencia que se requiera para hacer saber a los empleados qué tipo de trabajo está haciendo. Es importante considerar el tiempo necesario para poner en práctica las correcciones necesarias que demanden los resultados de las evaluaciones anteriores. Con evaluaciones demasiado frecuentes, podría no existir el tiempo suficiente para implementar mejoras y ver resultados.

Conclusión

No existe una periodicidad única que se ajuste a todas las organizaciones; la frecuencia ideal depende de la cultura corporativa, el sector de actividad, los ciclos de trabajo y las necesidades de desarrollo de cada equipo. Sin embargo, la tendencia actual favorece evaluaciones más frecuentes y un modelo de feedback continuo, abandonando gradualmente la revisión anual tradicional en pro de sistemas que ofrezcan retroalimentación inmediata y accionable.

Lo más recomendable es diseñar un ciclo mixto de evaluaciones, combinando revisiones formales periódicas —preferiblemente semestrales o trimestrales— con encuentros de feedback continuo. Este enfoque equilibra la estructura necesaria para la toma de decisiones estratégicas con la agilidad indispensable para impulsar el crecimiento profesional día a día.

En cualquier caso, independientemente de la periodicidad elegida, lo esencial es integrar las evaluaciones de competencias dentro de un proceso continuo de gestión del rendimiento, con reuniones regulares a lo largo del año que fomenten una comunicación abierta, constante y bidireccional.